第六篇 如何做好扶輪社的社務主委

2025/08/28

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好人客扶輪開講系列
永和社 程聖民PP Frank

第六篇 如何做好扶輪社的社務主委

扶輪社的「社務主委」（通常為社務行政委員會主委）是扶輪社運作的核心人物之一，肩負著確保扶輪社日常運作順暢、社員聯誼緊密、並有效達成扶輪宗旨的重責大任。以下是如何做好扶輪社社務主委角色的關鍵要素：
一、 理解社務主委的核心職責與目標：
社務服務是扶輪社五大服務之首，其目的是促進扶輪社行政管理的成功。
社務主委的主要職責包括：
1.社務行政管理：
確保例會及其他集會的順利進行，包括場地安排、用餐、註冊報到、設備準備等。
2.社員聯誼與關懷：
促進社友之間的友誼、了解與互動，關懷社友及其家屬，並協助新社友融入社團。
3.溝通與資訊傳遞： 確保扶輪社內外資訊流通順暢，包括會議記錄、通知、社刊編輯等。
4.維持社團秩序與氛圍：
協助維護例會秩序，營造積極、友善且符合扶輪精神的氛圍。
5.配合社長與理事會：
協助社長與理事會推動各項社務，達成年度目標。
二、 細緻且有條理的社務規劃與執行：
1.年度計畫： 與社長、秘書及其他委員會主委合作，共同擬定年度社務行政計畫，包括例會時間、地點、聯誼活動、特殊節日安排等。
2.例會流程管理：
a.準時開始與結束：
確保每次例會都能準時開始和結束，尊重社友的時間。
b.報到與迎賓：
安排專人負責社友、來賓的報到與名牌發放，並熱情引導新來賓入座，介紹給其他社友。
c.場地與設備：
確保例會場地清潔整齊，音響、投影設備等功能正常，並視節目需求提供必要支援。
d.用餐安排：
妥善安排例會用餐，確保菜色、份量、服務品質符合社友需求。
e.糾察與秩序：
協助糾察委員維持例會秩序，避免不必要的干擾，確保演講或報告能順利進行。
f.聯誼活動規劃：
1.多元形式：
規劃多樣化的聯誼活動，如生日慶生、結婚週年、家庭日、爐邊會、體育活動（高爾夫、羽毛球等）、參訪交流等，增進社友及其眷屬的互動。
2.增進了解：
透過聯誼活動，讓社友有更多機會深入了解彼此的職業、興趣與生活，建立真摯友誼。
3.資訊傳達與紀錄：
a社刊編輯： 如果社內有社刊，社務主委需協調社刊委員會，確保社刊內容豐富、及時，包含例會紀要、社員消息、捐款報告、出席報告、節目預告等。
b.會議紀錄：
協助秘書撰寫各項會議紀錄，並確保重要資訊的傳達與歸檔。
c.通知與公告：
負責例會或活動的通知發送，並確保社友能及時收到。
d.費用管理：
與財務委員合作，協助社務行政相關預算的編列與執行，確保經費使用的透明與合理。
三、 強化社員聯誼與關懷：
1.新社友輔導：
這是社務主委非常重要的一環。應與社員發展委員會合作，建立完善的新社友輔導機制，包括：
a.專人輔導：
為新社友指定資深社友擔任輔導人，引導其了解扶輪歷史、宗旨、社務運作與社團文化。
b.參與活動：
鼓勵新社友積極參與例會、委員會及服務活動，協助他們迅速融入。
c.職業分類：
協助新社友了解扶輪社的職業分類制度。
d.社友關懷：
1.生日與紀念日：
記得社友的生日與結婚紀念日，並在例會上給予祝福或慶祝。
2.婚喪喜慶：
關懷社友及其家屬的婚喪喜慶事宜，代表社團表達慰問或祝賀。
3.了解社友需求：
透過平時的觀察與互動，了解社友的心理狀態或特殊需求，並及時給予協助或轉達給社長。
4.維持高出席率：
a.鼓勵與提醒：
鼓勵社友準時出席例會，並在例會後關心未出席社友的原因。
b.補出席機制：
宣導補出席的重要性，並協助社友查詢友社例會時間，鼓勵補出席。
c.趣味性與吸引力：
與節目主委合作，確保例會內容的趣味性和吸引力，讓社友期待參與。
四、 有效的溝通與協調：
1.與社長、秘書緊密合作：
社務主委是社長與秘書的重要幫手，需與他們保持密切溝通，了解社團運作方向與需求。
2.與各委員會協調：
社務行政涉及扶輪社所有委員會的運作，社務主委需要與其他委員會主委保持良好溝通與協調，確保各項活動順利進行。例如，與節目委員會協調例會流程，與公共關係委員會協調對外宣傳等。
3. 建立良好的人際關係：
社務主委需要與所有社友建立良好的關係，樂於傾聽、善於協調，成為社友們信賴和願意交流的對象。
五、 提升社務運作效率：
1.善用科技工具：
運用Line群組、社團網站、雲端文件等科技工具，提升資訊傳遞、活動報名與社務管理的效率。
2.標準化流程：
針對例會、活動籌備等常規性社務，建立標準化流程，讓工作更加順暢。
3.鼓勵意見回饋：
定期收集社友對社務運作的意見回饋，並加以分析改進。
4.培養接班人：
在任期內，積極培養社務委員會的副主委或其他成員，讓他們熟悉社務運作，為未來的接班做好準備。
總結來說，扶輪社的社務主委是一個「服務社友，凝聚社團」的角色。 成功的社務主委能讓社友們感受到被關懷與重視，進而提升對社團的向心力與參與度。這不僅需要細心、耐心、責任感，更需要對扶輪精神的熱愛，並以身作則，展現積極的服務態度。

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