第八篇 如何做好扶輪社的祕書

2025/08/28

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好人客扶輪開講系列
永和社 程聖民PP Frank

第八篇 如何做好扶輪社的祕書

扶輪社秘書在扶輪社中扮演著極為重要的角色，被戲稱為社長的「連體嬰」，是社務運作順暢的關鍵人物。要做好扶輪社秘書，需要具備細心、條理、溝通能力和服務熱忱等多項特質。以下是如何成為一名稱職的扶輪社秘書的詳細指南：
一、 扶輪社秘書的核心職責：
扶輪社秘書是社務行政的總負責人，其職責涵蓋範圍廣泛，主要包括：
1. 文書與紀錄管理：
（1）.會議通知與記錄：
負責發送例會、理事會及其他會議的通知，並詳細記錄會議內容、決議事項及出席人員，確保會議紀錄的準確性和完整性。
（2）.文件收發與歸檔：
處理社內外所有往來文件，包括國際扶輪、地區總監、友社及其他組織的公文，並進行分類、登記、歸檔，確保資料的有序管理。
（3）.社刊編印與發行：
協助社刊主編，督導社刊的編輯、印製與發行，確保社刊內容豐富、資訊即時，是社內重要的溝通橋樑。
（4）.社史編訂：
編訂年度社史，記錄扶輪社的重要事件、服務成果、社員變動等，為扶輪社留下寶貴的歷史資料。
（5）.簽證與證明： 如簽發補出席證明、社員在職證明等。
（6）.社員管理與報告：
a.社員人數報告：
定期（通常是每年7月和1月）向國際扶輪報告社員人數，並抄送地區總監。
b.社員異動報告：
報告社員入社、退社、地址、職業分類等變更，確保社員名冊的即時更新。
c.出席率報告： 每月定期向國際扶輪和地區總監報告例會出席率。
d.新社員入社： 協助社長處理新社員推薦案，並輔導新社員融入社團。
e. 財務協調與監督（與財務密切合作）：
f.雖然財務負責具體的收支管理，但秘書需要與財務密切合作，了解社內各項開支預算、收支狀況，並協助監督財務運作的健全。
g.協助編製年度收支預算表。
2.與社長的密切合作：
1.秘書與社長是社務成功的關鍵搭檔。秘書需要與社長保持密切溝通，交換資訊，並共同研擬處理所有社務。
2.執行社長、理事會及社務行政會議委辦的各項事務。
3.督促各委員會按照年度工作計畫表進行工作。
4.對外聯絡與公共關係：
(1).對外行文： 通常以社長名義對外行文，但實際操作由秘書負責。
(2).友社聯誼：
協助處理友社社慶、活動邀請等事宜，發送賀函或贈送花籃禮金，並派代表出席。
(3).接待來賓：
事先發出邀請函，並聯絡時間、地點、交通安排，事後寄發感謝函。
(4).社友關懷：
協助聯絡社友的喜慶婚喪事宜，代送賀儀，並在社刊上刊登相關資訊。
二、 成為優秀扶輪社秘書的關鍵特質與技能：
1.細心與條理： 秘書工作涉及大量細節和文件，必須非常細心，並具備良好的組織和歸檔能力。
2.時間管理能力：
需處理多項事務，並確保各項報告和通知能按時完成，良好的時間管理能力不可或缺。
3.溝通協調能力： 秘書是社內各部門、與外部組織之間的重要溝通橋樑，需要具備清晰、高效的口頭和書面溝通能力，並善於協調各方意見。
4.熟悉扶輪知識：
了解扶輪的宗旨、歷史、組織架構、四大考驗、五大服務等基本知識，有助於更好地履行職責。
5.熟練的文書處理能力：
熟練使用辦公軟體（如Word, Excel, PowerPoint）進行文件編輯、數據管理、簡報製作等。
6.應變能力：
面對突發狀況或特殊需求時，能夠靈活應變並找到解決方案。
7.服務熱忱與責任感：
對扶輪的服務理念有熱忱，並對自己的職責有高度的責任感。
8.團隊合作精神：
與社長、財務、糾察、各委員會主委等緊密合作，共同推動社務。
9.積極主動：
不僅是被動執行，更要主動思考如何優化社務流程，提升效率。
10.保密意識：
扶輪社內有些資訊可能涉及個人隱私或社務機密，秘書必須嚴守保密原則。
三、 實用建議：
1.提早準備：
在正式就任前，應向上一任秘書請教，了解社務運作細節、文件歸檔方式、常用表格等，做好交接準備。
2.建立良好關係：
與社長建立信任和默契，與財務、糾察等核心幹部保持良好溝通，並積極與各委員會主委互動。
3.善用科技工具：
利用電子郵件、通訊軟體、雲端文件、扶輪官網的「我的扶輪」（My Rotary）等工具，提升社務處理效率。
4.參加訓練課程：
積極參加地區舉辦的秘書訓練講習會，學習新的知識和技能，了解國際扶輪的最新規定。
5.定期檢視與改進：
定期檢視社務流程，思考如何簡化程序、提升效率，並向社長提出建議。
6.保持開放的心態：
樂於接受建議，不斷學習和成長。
總之，扶輪社秘書是一個充滿挑戰但也非常有成就感的職務。透過專業的技能、細心的態度、卓越的溝通和服務的熱情，您將能成為社長最得力的助手，為扶輪社的成功運作做出卓越的貢獻。
備註：現在大部分的扶輪社都外聘有執行祕書分擔大部份工作，但袐書仍需負監督及協助之責

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