第二十三篇 如何做好扶輪友誼交換工作？

2025/08/28

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好人客扶輪開講系列
永和社 程聖民PP Frank

第二十三篇   如何做好扶輪友誼交換工作？

扶輪友誼交換（Rotary Friendship Exchange, RFE）是扶輪國際服務的一個獨特且極具意義的計畫，它讓扶輪社員及其家人有機會在其他國家或地區的扶輪家庭中居住，深度體驗當地文化，建立跨越國界的友誼，並促進國際間的了解與和平。做好友誼交換工作，需要細緻的規劃、周全的安排和熱情的參與。
以下是如何做好扶輪友誼交換工作的詳細指南：
一、了解扶輪友誼交換的核心精神與目標：
1.人際交流為本： 友誼交換的核心是透過扶輪社員家庭之間的互訪，建立個人層面的深厚友誼。
2.文化沉浸： 不僅僅是觀光，更重要的是深入體驗當地人的日常生活、風俗習慣和文化。
3.促進國際了解與和平： 透過親身經驗，消除文化隔閡，增進對不同文化的理解與尊重。
4.非營利、互惠原則： 交換雙方通常不涉及商業利益，且會依據互訪原則，提供對等的接待。
5.彈性與多樣性： 友誼交換的形式非常靈活，可以是個人、家庭或團體交換，也可以是職業性或特殊興趣的交流。
二、擔任扶輪友誼交換主委或委員會的職責：
1.宣傳與推廣：
（1）.社內宣導： 定期在扶輪社例會中介紹友誼交換的精彩經驗，分享過去交換社員的故事，激發更多社員的興趣。
（2）.資訊提供： 詳細說明友誼交換的申請流程、參與條件、費用預估、時間安排等，讓社員充分了解。
（3）.鼓勵參與： 強調友誼交換不僅是旅遊，更是拓展國際視野、結交新朋友的絕佳機會。
2.尋找交換夥伴社（配對）：
（1）.表達意願： 向地區的國際服務委員會或扶輪友誼交換主委表達本社的交換意願（擔任「派遣社」或「接待社」）。
（2）.利用扶輪網絡：
a.透過國際扶輪官網的友誼交換資料庫。
b.參加地區或國際扶輪會議，結識其他地區的扶輪社員，建立潛在聯繫。
c.利用扶輪社員的個人人脈，尋找對交換有興趣的海外扶輪社。
d.聯絡曾參與友誼交換的社員，請他們引薦。
(3).溝通需求： 與潛在的交換夥伴社明確溝通雙方的需求、可行的時間、交換人數、興趣偏好（例如：是否希望有特殊職業交流、文化體驗重點等）。
(4).確定合作： 雙方確認意願後，正式確認交換夥伴關係，並訂定交換計畫。
3.準備派遣社員（擔任「派遣社」時）：
(1).招募參與者： 鼓勵社員及其家人參與，確保參與者對文化交流有開放的心態。
(2).行前準備會： 為即將出訪的社員舉辦詳盡的行前說明會，內容包括：
a.文化禮儀： 介紹寄宿國家的風俗習慣、餐桌禮儀、送禮文化、禁忌等。
b.基本禮儀： 強調守時、尊重隱私、隨時表達感謝等基本原則。
c.溝通技巧： 即使語言不通，也要鼓勵使用肢體語言、翻譯軟體等進行交流。
d.健康與安全： 提醒旅遊保險、當地醫療資訊、緊急聯絡方式等。
e.扶輪介紹： 教導如何簡單介紹台灣扶輪、所屬扶輪社和自己的職業。
f.伴手禮建議： 建議準備具台灣特色的小禮物給寄宿家庭和接待扶輪社。
g.協助聯繫： 協助派遣社員與接待社及其寄宿家庭建立初步聯繫。
h.緊急應變計畫： 確保派遣社員有緊急聯絡方式和應變計畫。
4.接待外國社員（擔任「接待社」時）：
(1).成立接待委員會： 指派一個由熱情且樂於助人的社員組成的接待委員會，負責規劃和執行接待事宜,通常由對應的派遣社員擔任。
(2).配對寄宿家庭： 根據來訪社員的興趣、人數和特殊需求，仔細配對合適的寄宿家庭。強調寄宿家庭的接待意願和能力。通常由相對應的派遣社員負責提供寄宿及招待。
（3）.行程規劃： 規劃一個兼具文化體驗、扶輪活動和個人興趣的豐富行程。
（4）.文化景點： 例如大台北地區可安排貓空纜車、指南宮、動物園、故宮、中正紀念堂等，亦可根據實際情況安排到台灣其他著名景點。
（5）.當地生活： 安排市場體驗、手作課程（如茶藝、書法）、當地小吃品嚐、逛知名觀光夜市等。
（6）.扶輪活動： 邀請參與扶輪社例會、社服活動或地區活動，讓他們了解台灣扶輪的運作。
（7）.彈性時間： 預留一些彈性時間，讓寄宿家庭可以安排個人活動，或讓來賓自由探索。
（8）.歡迎與歡送：
a.熱情迎接： 在機場或車站熱情迎接來賓。
b.歡迎晚宴： 舉辦歡迎晚宴，介紹扶輪社成員，增進彼此認識。
c.歡送活動： 在歡送時表達感謝與不捨，並期待未來相見。
(9).提供在地支援：
a.交通： 提供交通指引或接送。
b.溝通： 在語言不通時提供翻譯協助。
c.緊急處理： 提供緊急醫療、意外處理的協助。
(10).文化交流： 鼓勵寄宿家庭與來賓進行深入的文化交流，分享彼此的日常生活和觀點。
5. 行程執行與協調：
（1）.詳細行程表： 提前提供來賓詳細的行程表，包括時間、地點、活動內容、負責人聯絡方式。
（2）.彈性調整： 在行程執行中，保持彈性，可根據來賓的體力、興趣和天氣變化進行調整。
（3）.保持聯繫： 保持與寄宿家庭和來賓的密切聯繫，確保一切順利。
（4）.記錄與拍照：記錄交換過程中的精彩瞬間，拍攝照片和影片，作為日後宣傳和回憶的寶貴資料。
6.追蹤與回饋：
（1）.回饋收集： 在交換結束後，向派遣社員和接待社（包括寄宿家庭和來賓）收集回饋，瞭解他們的滿意度、建議和需要改進的地方。
（2）.分享成果： 在社內例會或地區刊物中分享友誼交換的成果和心得，讓更多社員了解其價值。
（3）.保持聯繫： 鼓勵參與者與交換夥伴保持長期聯繫，延續友誼。
三、成功做好友誼交換的關鍵要素：
1.社內共識與支持：友誼交換需要全社的熱情與支持，尤其是社長和理事會的認可。
2.熱情的輔導委員： 友誼交換主委和委員會成員必須對跨文化交流有極大的熱情，並樂於投入時間和精力。
3.開放的心態： 參與交換的社員和家庭應抱持開放的心態，尊重並樂於體驗不同的文化，避免先入為主的觀念。
4.良好的溝通： 清晰、及時、開放的溝通是成功的基石，無論是與交換夥伴社、寄宿家庭還是來賓之間。
5.細緻的規劃： 從配對到行程安排，每個環節都應仔細規劃，考慮到所有可能的情況。
6.彈性與應變： 計畫總趕不上變化，具備處理突發狀況的能力至關重要。
7.回饋與改進： 不斷從經驗中學習，優化未來的友誼交換計畫。
8.強調「家」的體驗： 鼓勵寄宿家庭將交換的來賓視為家庭一份子，提供真正的家庭生活體驗。
扶輪友誼交換是扶輪獨特的魅力之一。做好這項工作，不僅能為社員帶來難忘的經歷，也能在個人層面為促進世界和平與理解做出實質貢獻。
附註：3480首次扶輪友誼交換是在扶輪百週年PDG Michelle擔任總監當選人赴RI受訓前，本人極力建議促成，所以在百週年時與阿拉斯加地區辦理非常成功的首次扶輪友誼交換。

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